Nel contesto giuridico e della gestione documentale digitale, il ruolo del Responsabile della Conservazione assume una rilevanza cruciale, soprattutto per la conformità normativa e l’efficacia del sistema di conservazione adottato da organizzazioni pubbliche e private. In questo articolo, approfondiamo le funzioni e le responsabilità del responsabile della conservazione, con uno sguardo particolare alle norme italiane, come disciplinate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e con particolare riferimento alle nuove linee guida di maggio 2021.
Definizione e Nomina del Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione è una figura obbligatoria, sia per le pubbliche amministrazioni sia per le entità private che devono gestire documenti soggetti a obblighi di conservazione. Secondo le Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici emanate dall’AgID, questo ruolo può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica dipendente del soggetto produttore dei documenti. Tuttavia, nelle organizzazioni private, il responsabile può essere anche una figura esterna, purché dotata di adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche e non legata al conservatore per garantire indipendenza e trasparenza nel processo di conservazione.
Funzioni e Responsabilità del Responsabile della Conservazione
Il responsabile della conservazione non ha un ruolo puramente formale, ma è chiamato a gestire attivamente tutte le fasi del processo di conservazione. Le sue principali responsabilità includono:
- Definire e attuare le politiche di conservazione: Il responsabile deve garantire che il processo di conservazione sia conforme alle normative vigenti, definendo le regole per l’archiviazione e la protezione dei documenti digitali.
- Supervisionare il sistema di conservazione: La figura è incaricata di monitorare e verificare il funzionamento del sistema, assicurandosi che esso rispetti i requisiti di integrità, autenticità, leggibilità e accessibilità dei documenti nel tempo. Ciò include anche la gestione delle infrastrutture tecnologiche e dei formati di file adottati per la conservazione.
- Redigere e aggiornare il Manuale di Conservazione: Il manuale di conservazione è uno strumento essenziale per documentare in dettaglio l’intero processo di conservazione, incluse le funzioni dei vari soggetti coinvolti, le misure di sicurezza adottate, e le procedure per la gestione degli archivi. Tale documento deve essere redatto e aggiornato dal responsabile della conservazione in collaborazione con il conservatore.
- Presa in carico dei pacchetti di versamento: Il responsabile gestisce la ricezione dei pacchetti di versamento, ovvero l’insieme di documenti che devono essere archiviati nel sistema di conservazione. Tale attività comprende anche la verifica della completezza e della correttezza dei metadati associati.
- Procedure di esibizione e esportazione: Il responsabile della conservazione è anche incaricato di stabilire le procedure per l’esibizione e l’eventuale esportazione dei documenti dal sistema, ad esempio in caso di richieste di accesso da parte di autorità o per motivi legali.
Nomina del Responsabile nelle Organizzazioni Private
La nomina del responsabile della conservazione non è esclusiva delle pubbliche amministrazioni. Anche le organizzazioni private sono tenute a nominare tale figura qualora siano obbligate per legge a conservare documenti digitali. In tali contesti, il responsabile può essere una figura interna o esterna all’organizzazione, a condizione che possieda le competenze necessarie e sia indipendente rispetto al conservatore.
Il Manuale di Conservazione e il Piano di Conservazione
Il Manuale di Conservazione è uno strumento che ogni ente, pubblico o privato, deve predisporre per documentare il funzionamento e la struttura del proprio sistema di conservazione. Questo documento, oltre a essere obbligatorio per le pubbliche amministrazioni, deve essere predisposto da qualsiasi soggetto privato che abbia obblighi di conservazione documentale. Il manuale descrive non solo l’organizzazione interna del processo di conservazione, ma anche le modalità di trattamento degli oggetti digitali, i criteri di gestione dei pacchetti di archiviazione e le eventuali eccezioni.
Il Piano di Conservazione, invece, è un documento allegato al manuale che definisce i criteri per l’archiviazione e la selezione dei documenti. Esso è obbligatorio per le pubbliche amministrazioni, mentre per i soggetti privati, sebbene non vi sia un obbligo specifico, è consigliato stabilire criteri analoghi per una gestione efficiente e conforme.
Conclusioni
Il Responsabile della Conservazione rappresenta una figura cardine per la corretta gestione e conservazione dei documenti digitali, assicurando conformità normativa e integrità dei dati nel tempo. L’evoluzione normativa in Italia, come stabilito dalle linee guida dell’AgID, pone particolare enfasi sull’importanza di una figura competente e indipendente, in grado di governare un processo che è al contempo giuridico, informatico e archivistico. Le aziende, così come le pubbliche amministrazioni, devono pertanto prestare grande attenzione alla nomina e alle competenze del responsabile della conservazione, per garantire un sistema efficiente e sicuro.